秘书时间管理论文

秘书时间管理的好坏,直接影响其工作效率的高低。秘书时间管理中通常存在着目标不明确、计划性不强、任务延期等问题,因此秘书要做好自身的时间管理,掌握有效的时间管理方法。下面是读文网小编为大家整理的秘书时间管理论文，供大家参考。

秘书时间管理论文范文一：浅谈秘书的时间管理艺术

[摘要]秘书能不能科学地管理利用时间和工作绩效的优劣直接相关。只有善于管理时间，才能提高工作效率。反之，如果让时间放任自流势必会“时倍功半”。因此，秘书必须努力掌握时间管理的艺术，切实提高工作效率和工作质量。

[关键词]秘书!时间管理!艺术!!秘书对时间管理的好坏，直接影响着工作效率的高低。因此，秘书应该努力掌握时间管理的艺术，懂得时间管理的原则和方法及一些小窍门，切实提高工作效率和工作质量。

三、秘书时间管理的方法"#目标———计划管理法

目标是秘书时间运用的基础，工作目标不明确就会迷失方一、秘书时间管理中存在的问题"#工作目标不明确

如果不清楚自己的行为目标，那么，要想有效地管理时间是十分困难的。除了一些日常工作，秘书还有很多临时性的事务要处理，如果没有明确的工作目标，就好比无头苍蝇，整天忙得团团转，还不知道自己在干些什么，到头来一些重要的工作或是应该在某个时段完成的工作没有完成，影响了下一步工作的开展。

工作计划性不强

有些秘书的工作计划性不强，或者说没有计划，整天忙于应付，工作起来手忙脚乱，经常被日常工作搞得晕头转向，工作效率大打折扣，自己觉得很忙很累，其实不然。

工作任务的延期

现代社会是一个高速发展的社会，办公室秘书工作不再是以前人们说的那样：一杯茶，一张报纸打发时间，而应该高速有效地运转，注重效能。由于秘书工作任务繁重，有些秘书做事总是拖拖拉拉，把应该马上做的事情一贯地往后拖，而每天又会有新的工作任务，新旧任务交织在一起，就可能导致工作杂乱无章，丢三落四。

二、秘书时间管理的原则

管理时间就是管理你的生命人生最宝贵的资源就是时间，管理时间，就是管理你的生命。时间管理要区分战略和战术两个层次。首先做好战略管理，包括时间要实现的整体目标与价值，经常做方向性的调整，用战略来指导战术管理。要涉及长远和近期两个尺度，近期时间安排要服务于长远规划。时间的利用要使工作价值最大化，要通过管理使时间富裕化。要敢于打破常规，以创新方式利用时间。比如，利用走路时思考，带问题入睡，启动潜意识创新，让空闲时间成为宁静的享受。

减少不必要的时间浪费首先，要改变无意义的思考及行动的习惯。曾经引起“水平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺，最近提出了“五分钟思考法”：最初一分钟———决定目标及课题，次两分钟———思考的扩张及探求，最后两分钟———应整理思绪，定出结论。如此严格地限制时间，反而能使精神集中，更有助于解决问题。另外，秘书还应消除工作中浪费时间的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黄金时间等等。

掌握时间的有序性

所谓有序性就是先做什么后做什么，要有条理，不能穷于应付。这种有序性要体现在时间的计划安排之中。工作时间的顺序确定一般说来要注重将来而不是注重过去，要着重于机会而非着重于困难，要选择认定的方向而不轻易地受环境影响，要以创造性为先，而不仅仅追求稳当和易办。

注意事情的轻重缓急

秘书在拟定时间计划表的时候，必须区分重要事情和一般事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住关键性的工作，同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。根据自己的“生物钟”，用精力最旺盛的时间处理最重要的工作。

秘书要有较强的把握工作目标的能力，并能事先作好周密的工作计划，事先作好周密的计划是节省时间最好的办法。如果在工作开始前多花"’分钟思考，

可能会为下一步工作的开展节省几个小时的时间。如每年年末制定下一年度工作计划，每季季末制定下季度工作计划，每月月末制定下月工作计划，每周周末制定下周工作计划。同时要养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般是当时作出记录，不得已的情况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制;或准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项，在记事本上标注当天或预定工作计划，以备遗忘;也可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。

工作分类法

将工作按轻重缓急分为：((紧急、重要)、)(次要)、*(一般)三类，以便于安排各项工作的优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比。在工作中记载实际耗用时间，对比每日计划时间与实际耗用时间，分析时间运用效率;重新调整自己的时间安排，更有效地工作。

将日常工作与非日常工作区分开来，先将日常工作的时间大体固定下来，然后再合理地安排其他事务，以避免不必要的混乱和相互干扰。如果发现有一些事情反复或有规律地出现，就采用“批处理”的方式进行操作，将大大提高工作安排上的科学性。

将工作内容交错安排为了高效地利用时间，切实提高工作效率，秘书人员应把一天的工作内容交错安排，以提高效率。这是因为长时间持续同一个活动内容，大脑细胞长时间授受一种信息刺激，会导致工作效率降低。如果穿插进行其他内容的活动，人体原有的兴奋区产生抑制点，在其他部位出现新的兴奋区，就会提高工作效率。

四、秘书时间管理的窍门

提高说话效率。言简意赅的表达不但节约自己的时间，更能够节约他人的时间。任何场合的罗嗦、离题和无休止的争执都是大忌。

下班前+分钟，整理好你的办公桌，清清爽爽地回家。办公桌、电脑都很容易成为堆积过量资料的地方，每天只要用下班前+分钟时间进行简单整理，往往能取得事半功倍的效果，至少能为第二天工作的开展做好准备，便于在第一时间里，搜寻到自己随时所需的物品，省却在关键时刻带来的麻烦，提高工作效率和工作质量。

为处理突发事务预留时间。如果将所有的时间都排得满满的，那么一旦出现意外或临时性的工作，整个原定计划就会被打乱，从而使整个工作都不能顺利进行。所以，在时间管理的过程中，还需为处理意外的不确定性事件预留时间。

参考文献

1.赵映诚 论秘书的时间管理 2000(05)

2.申宇杰.潘小平 秘书要有管理时间的能力[期刊论文]-秘书之友 2006(05)

秘书时间管理论文范文二：浅谈秘书时间管理与高效工作的关系

摘 要

秘书的工作是繁杂和琐碎的。从接待到文书起草和档案整理，每一件事的疏忽都会在会造成工作失误，更会影响效率。因此，对于秘书来说，能不能科学地管理利用时间和工作绩效的优劣直接相关。因此，一个好的秘书，在时间管理上只有做到精细，才能提高工作效率; 如果让时间放任自流势必会出现拖沓，影响工作效率。因此，秘书必须努力掌握时间管理的艺术， 切实提高工作效率和工作质量。

关键词： 秘书 时间管理 效率

秘书对时间管理的好坏，对于工作效率有着直接的影响。而且，考核一个秘书是否称职，不在于这个秘书的容貌和是否专业，而是在于对工作时间的安排是否有利于提高效率。所以，一个有经验的秘书，总是会努力提高掌握时间管理的方法，这样就可以切实提高工作效率和质量。

一、秘书时间管理中存在的问题

1.1 时间管理的重要性

在现代社会，速度成了决定事情成败的关键。而速度的快慢取决于对时间的把握。研究表明，在时间管理上，效率的高低相差可以达到十倍。由此可见，时间管理的重要性。

时间的客观性决定了任何人都不可能左右时间，只能合理地利用时间来安排自己的工作。时间管理绝不是去管理时间，而是在有限的时间内，紧密围绕工作目标，高效、有序地执行计划，圆满地完成任务，要在有限的精力与时间下，达

到最大的收获和最满意的效果。时间管理就是计划好工作时间，合理安排工作流程，做好每天的工作安排和自我管理，力争减少时间的浪费。对于一个秘书来说，好的时间管理，可以有效地发挥个人优势，节省人力成本，还能减轻工作压力，达到事倍功半的效果。

1.2秘书时间管理中存在的问题

秘书是从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。对于秘书工作来说，一个词最能形象地描述，那就是“安排”。而安排就离不开时间管理。对于一个不成功的秘书来说，在时间管理上很容易出现问题，影响工作。[1]

1.2.1工作目标不明确会影响效率

对于一个秘书来说，每天都要明确自己一天的工作目标。如果不清楚自己一天要做哪些工作，那么，就无从谈起对时间的管理。对于秘书来会所，每天日常性的工作是必不可少的，而临时的工作变化也是不可避免的。因此，对于秘书来说，工作目标不明确，必然没有效率。工作的高效率在于目的明确，知道自己要干什么和如何干才能顺利完成任务。

1.2.2工作计划性不强，导致工作效率不高

计划是对一天工作的安排，有了计划，可以使整个工作有条不紊地展开。但有的秘书对于工作几乎不重视，或者根本就没有计划，事到临头才想起工作的重要，整天忙于应付突发事件，连一些日常工作都能弄得手忙脚乱，即使劳累过度也依然没有办成一件事，更别提办好了。

对于秘书来说，工作没有计划，就谈不上高效率，没有计划的秘书，会让工作陷入忙乱和无从插手的地步，到头来，时间流逝了，却什么工作也没有做，更不要提保质保量地完成了。

对于秘书来说，工作量是随时可能变化的，尤其在现代社会，秘书工作更应该高效率地运转。这就要求秘书对工作保持高度关注和时时处于紧张状态，不可有丝毫地拖延。而有的秘书却没有时间观念，做起事情来拖拉，能够普今天完成的工作也要拖延到明天，到了明天，新的工作又会被后延。这样一来，就是的工作陷入杂乱无章的状态里，整天忙碌却找不到头绪。

二、秘书时间管理的原则和管理方法

对于秘书工作来说，似乎按部就班的工作比较多，但即使是千篇一律的工作，如果不进行时间管理，合理安排，重复、简单的工作也会造成拖沓。

秘书时间管理必须抓住重点。抓住重点在于合理地分配时间。对于秘书来说，每件事都需要花费时间去做，但不可能做好每一件事，只能做好最重要的事情。

2.1管理时间就是管理你的生命

时间对于任何人来说都是宝贵的，在工作中尤其如此。以及管理时间，就是让工作有序地进行。时间管理要区分战略和战术两个层次。战略管理要放在首位，即要区分好时间内要实现的整体目标和价值，同时要随时做好方向性的调整，随时处理因战略变化而来带的人事变动的计划安排;在时间战术安排上，要确定好长期目标和短期目标，在做好短期目标的同时，在时间的安排上还要顾及到长期目标的运作。【2]在利用时间上，要尽力做到工作价值的最大化，要通过管理让时间显得充裕，这样才不会显得紧张和忙乱。在时间管理上好药敢于解放思想，打破常规，发明更多的创新方式，让时间利用显得更加有效率。